チャイルド・ケモ・サポート基金様が運営する「チャイルド・ケモ・ハウス」 は、小児がんや難病を抱える子どもとその家族が、治療中でも家族一緒に安心して過ごせる環境を提供する施設です。神戸市ポートアイランドに位置し、近隣の高度医療機関で治療を受ける際の滞在先として利用されています。施設内は自宅のようにくつろげる空間を目指して設計されており、子どもと家族が心身ともに安らげる環境を整えています。
今回のご相談内容は、「チャイルド・ケモ・ハウス」の業務で使用する情報をExcelで管理しているが、運用の業務負荷が高く、非効率であるというものでした。
kintone導入前に直面していた課題
業務で使用する情報が複数のExcelファイルに分散して登録されており、以下のような課題がありました。
- 複数のファイルから情報を確認
- 同じ情報の追加・修正が重複
- 誤った操作による削除や入力ミスのリスク
利用者の情報を確認する際に、複数のExcelファイルを突き合わせて参照する必要があり、業務の効率が低下していました。
利用者の情報が追加・修正されるたびに複数のExcelファイルに反映するため、手間がかかり、また修正漏れの懸念があるなど作業の非効率さが課題となっていました。
Excelは簡単に編集できるがゆえに、操作を誤って削除したり、入力ミスをしたりしても履歴が残らないなどリスクがありました。
kintone導入後に実現した効果
利用者の情報をはじめ、施設の部屋の利用状況やご家族の情報など、すべての情報をkintone上で一元管理できるようになり、 以下のような改善が実現しました。
- 情報の一元管理
- 追加・修正作業の効率化
- リスクの低減
複数のExcelファイルを参照する必要がなくなり、確認がスムーズになりました。
情報修正の際に複数ファイルを同時に更新する必要がなくなり、業務負担が軽減されました。
情報や修正の履歴がデータベースに保存されるため、操作ミスによる削除のリスクを低減し、変更履歴を追えるようになりました。
支援のプロセス
現状と理想のヒアリング
業務で使用している既存のExcelファイルを確認し、現状の運用と業務フローについて詳しくヒアリングさせていただきました。その結果、以下の課題が明確になりました。
- 業務上必要な情報の確認に複数のExcelファイルを参照する必要がある
- 類似する情報が複数のExcelに重複して記載されている
次に、お客様が理想とされる運用やご要望をヒアリングし、アプリの構成を提案させていただきました。
アプリの作成と改良
ヒアリング内容をもとに、kintoneで試作のアプリを開発しました。試作のアプリを次の打ち合わせで確認いただきながら、ご要望に応じて提案と調整を繰り返し実施しました。数回にわたる打ち合わせを通してアプリを改良し、ご希望のアプリを完成させました。
最終的にご提供したkintoneアプリは、次の5つです。
- 問い合わせシートアプリ
利用者からの問い合わせ内容を一元管理し、対応状況を把握するアプリ。 - 家族・患児基礎情報アプリ
利用者個人の基礎情報を登録・管理するアプリ。 - 部屋管理アプリ
施設の部屋の利用状況や予約情報を管理するアプリ。 - 夜間滞在者アプリ
夜間滞在される方の情報を宿直担当者がまとめて確認できるアプリ。 - 記録アプリ
利用者への対応を記録し履歴を管理するアプリ。
これらのアプリを導入したことで、情報管理がスムーズになり、業務の負担が大幅に軽減されました。また、kintoneのプロセス管理機能などにより、複雑だった運用がシンプルかつ分かりやすくなり、漏れなく効率的に業務を進められるようになりました。
（公開日：2024/12/26）